Office Reader - WORD/PDF/EXCEL

Analyse av Appwesome

Når jeg velger en dokumentleser til mobilen, spør jeg først og fremst om den gjør det enkelt å finne og åpne filene jeg faktisk trenger, og om den passer til hvordan jeg jobber. Office Reader - WORD/PDF/EXCEL er en produktivitetsapp fra ZipoApps som retter seg mot folk som vil lese vanlige kontordokumenter på én plass. Den er gratis å installere, har en gjennomsnittsvurdering på 4,4 fra rundt 146 000 vurderinger og er installert over 10 millioner ganger. Det gir et inntrykk av bred bruk, men det viktigste spørsmålet er likevel om arbeidsmåten passer deg.

Hva jeg ville vurdert før jeg velger

Det er nyttig å skille mellom å lese et dokument og å produsere eller redigere det. En lett dokumentleser kan være praktisk når målet er å åpne en rapport, sjekke et regneark eller finne en setning i en PDF mens du er ute. Hvis du derimot lager avanserte regneark, må samarbeide med andre i sanntid eller trenger nøyaktig kontroll over formatering, bør du vurdere en fullverdig kontorpakke i stedet. Jeg ser Office Reader først og fremst som et verktøy for rask tilgang og gjennomgang, ikke som en automatisk erstatning for alle arbeidsprogrammene på en datamaskin.

Det er også verdt å tenke på hvor filene dine ligger. Når et dokument kommer som vedlegg, ligger i en nedlastingsmappe eller er lagret i en annen app, kan selve overgangen til leseren være den delen som tar tid. En nyttig vane er å prøve å åpne et par av dine egne filer tidlig, fra de stedene du vanligvis henter dem, før du bestemmer deg for å bruke appen fast. Da ser du om den passer inn i din faktiske rutine, ikke bare om den åpner et dokument du allerede har på skjermen.

Appen har aldersmerking PEGI 3 og fungerer på Android fra versjon 5.0. Den ble utgitt 14. september 2020, og den nåværende versjonen er 2.1.20. Dette er praktisk å vite hvis du vurderer den på en eldre Android-enhet, men kompatibilitet alene sier ikke hvor godt appen håndterer hvert enkelt dokument. Jeg ville derfor testet en typisk fil fra jobb eller studier før jeg stolte på den som eneste løsning på reise.

Førsteinntrykk og grensesnitt

Med en gang jeg åpnet appen, ble jeg møtt med et rent og intuitivt grensesnitt. Det første som slo meg var hvor enkelt det var å navigere rundt. Ingen unødvendig dilldall, bare det du trenger, rett foran deg. Det er alltid et pluss i min bok når en app ikke prøver å komplisere ting unødvendig.

Funksjonalitet og brukervennlighet

En stor del av appens sjarm er hvor lett det var å åpne forskjellige dokumentformater i testen min. Office Reader støtter Word, PDF, og Excel, noe som gjør den til en allsidig app for de fleste av oss som trenger å håndtere dokumenter på en daglig basis. Jeg lastet opp noen av mine egne dokumenter, og appen håndterte dem uten problemer. Det var raskt, smidig, og jeg opplevde ingen forsinkelser.

En ting jeg virkelig satte pris på var hvor enkelt det var å søke i dokumentene. Bare et tastetrykk unna, og jeg kunne finne akkurat det jeg lette etter. Dette er en funksjon jeg ikke visste jeg trengte før jeg brukte den, men nå kan jeg ikke forestille meg å gå tilbake til noe annet.

En arbeidsflyt som fungerer på farten

En konkret situasjon der en slik leser er nyttig, er når jeg får et langt dokument rett før et møte. I stedet for å bla side for side kan jeg søke etter navnet på et punkt jeg vet skal diskuteres, hoppe til den relevante delen og lese akkurat nok til å være forberedt. I et regneark kan søk på en bestemt tekst være en rask måte å finne riktig rad når jeg bare trenger å kontrollere en opplysning. Det er en liten forskjell fra å åpne fila på en større skjerm, men akkurat den typen oppslag er ofte det jeg vil gjøre fra mobilen.

Et tips er å bruke søk som et hjelpemiddel for orientering, ikke som bevis på at du har lest hele dokumentet. Et treff kan være nyttig, men i en rapport kan sammenhengen rundt ordet være like viktig som selve forekomsten. Jeg åpner derfor treffet og leser avsnittene omkring det før jeg svarer på en melding eller tar en beslutning. På denne måten sparer jeg tid uten å late som om et raskt søk erstatter en grundig gjennomgang.

For PDF-er med mange sider er det dessuten lurt å bestemme seg for formålet før du begynner: skal du bare finne en bestemt bestemmelse, eller skal du gjennom hele teksten? Søk passer svært godt til det første. Hvis jeg skal kontrollere flere deler eller følge argumentasjonen fra start til slutt, leser jeg mer systematisk og bruker markeringer der det hjelper. Det hindrer at praktiske verktøy blir en snarvei som gjør at jeg overser viktige forbehold.

Konvertering og merking i praksis

Appen tilbyr også noen ekstra funksjoner som jeg fant ganske nyttige. For eksempel, muligheten til å konvertere dokumenter mellom forskjellige formater. Jeg testet dette med noen PDF-filer jeg hadde liggende, og det fungerte feilfritt. Dette sparte meg for tid og krefter, og jeg kan se for meg at det vil gjøre livet lettere for mange andre også.

Likevel ville jeg ikke konvertert en viktig fil og straks sendt den videre uten å kontrollere resultatet. Når dokumenter bytter format, kan oppsett og lesbarhet være avgjørende, særlig i filer med tabeller, overskrifter eller nøye plassert innhold. En forsiktig arbeidsflyt er å beholde originalen, lage en konvertert kopi og sammenligne de delene mottakeren faktisk trenger. Det er ikke mistillit til verktøyet, men en fornuftig kontroll når dokumentet skal brukes videre.

En annen kul funksjon er muligheten til å legge til notater og markeringer i dokumenter. Dette er en livredder for meg når jeg jobber med omfattende PDF-er eller lange rapporter. Å kunne markere viktige seksjoner gjør det mye enklere å organisere tankene mine.

Jeg bruker markeringer mest som en leselapp: hva må jeg spørre om, hvilken formulering må jeg sjekke senere, eller hvor står opplysningen jeg vil finne igjen? Det er særlig nyttig når jeg leser i korte pauser og ikke kan skrive en full oppsummering med én gang. For å holde notatene meningsfulle prøver jeg å markere færre, tydeligere steder i stedet for å fargelegge store deler av teksten. Hvis alle avsnitt ser viktige ut, blir det vanskeligere å finne det viktige når jeg åpner dokumentet igjen.

Hvor den skiller seg fra alternativene

Sammenlignet med å bruke separate apper for PDF, tekstfiler og regneark, er fordelen her at én leser samler flere vanlige dokumenttyper. Det kan redusere små avbrudd: jeg slipper å stoppe opp og lure på hvilket program som passer til vedlegget jeg nettopp fikk. Til gjengjeld vil en dedikert PDF-leser ofte være et bedre valg for en person som nesten bare leser PDF-er og ønsker at hele arbeidsflyten skal være bygget rundt den filtypen.

Den andre vanlige løsningen er en full kontorpakke. Den er et bedre valg når jeg må redigere mye, lage innhold fra bunnen av eller samarbeide tett om dokumenter. En samlet leser er mer aktuell når oppgaven er å åpne, søke, kontrollere og eventuelt notere. Jeg ville ikke valgt en dokumentleser bare fordi navnet inneholder Word, PDF og Excel; det avgjørende er om lesing er hovedbehovet ditt, eller om du forventer å gjøre omfattende endringer.

Det finnes også en mellomting: å åpne hver fil direkte i appen som allerede håndterer den på telefonen. Hvis det fungerer raskt og du sjelden hopper mellom formater, kan det være enklest å fortsette slik. Office Reader har størst verdi for meg når jeg ofte får blandede vedlegg og vil ha ett sted å starte. Det er en praktisk fordel, ikke nødvendigvis en grunn til å bytte ut verktøy som allerede løser en mer spesialisert oppgave godt.

Byttekostnad og små friksjoner

Det tar vanligvis mer enn en nedlasting å bytte dokumentvaner. Jeg må vite hvor jeg finner filene, hva jeg gjør med notater, og hvilken app som åpner en fil når jeg trykker på den. Derfor ville jeg startet med én konkret brukssituasjon, som å lese vedlegg fra studier eller kontrollere rapporter på reise, framfor å flytte hele dokumentrutinen på én gang. Hvis den arbeidsflyten føles naturlig, kan jeg gradvis bruke appen oftere.

En mulig friksjon er at «å ha dokumentet på mobilen» ikke alltid betyr at det er lett å finne igjen. Jeg prøver å holde filnavn tydelige og unngå å lage flere nesten identiske kopier under konvertering. Når jeg lager en ny versjon, gir det mening å kontrollere hvilken fil jeg faktisk skal dele eller lese videre. Dette er særlig nyttig i en travel hverdag, der den største risikoen ofte ikke er komplisert teknologi, men at man åpner feil vedlegg.

Appen er gratis, men har kjøp i appen fra 12 til 1 199 kroner ved fakturering via Google Play. Det betyr at jeg ville undersøkt betalingsvalgene i appen før jeg eventuelt bekrefter noe, og vurdert om de funksjonene jeg faktisk trenger allerede dekker behovet mitt. Hvis målet bare er å lese en fil av og til, er det fornuftig å begynne uten å betale og først vurdere et kjøp dersom en konkret arbeidsflyt gjør det verdt det. Jeg ville ikke lagt til grunn at alle funksjoner eller bruksmåter er inkludert bare fordi appen kan installeres gratis.

Hvem den passer best for

Jeg tror denne løsningen passer særlig godt for studenter, pendlere og folk som jevnlig mottar Word-dokumenter, PDF-er og Excel-filer, men som først og fremst trenger å lese dem på telefonen. Den kan også være nyttig for den som vil slå opp en linje i et regneark før en samtale eller sette en markering i en rapport mens vedkommende venter. Det er ikke nødvendig å være en avansert kontorbruker for å få nytte av et raskt oppslag, og den enkle navigasjonen gjør appen lett å prøve.

Jeg ville derimot valgt noe annet hvis jeg hadde behov for å skrive eller formatere dokumenter gjennom en hel arbeidsdag, håndtere kompliserte regneark eller være avhengig av presis samhandling med kolleger. I slike tilfeller er en full kontorpakke på mobil eller datamaskin mer naturlig. Jeg ville også vurdert en spesialisert PDF-løsning dersom nesten alt jeg gjør handler om PDF-er og jeg ønsker en arbeidsflyt som går langt utover lesing, søk og enkle markeringer.

Hvis dokumentene inneholder viktig eller sensitiv informasjon, er det dessuten klokt å tenke gjennom hvor du åpner dem og hvordan du deler dem, uansett hvilken leser du velger. Jeg unngår å sende en fil videre før jeg har kontrollert mottaker og versjon, og jeg behandler ikke en praktisk leseapp som en erstatning for arbeidsplassens eller skolens regler for dokumenthåndtering. Det er en generell, men viktig del av å bruke kontorfiler på en mobil enhet.

Siste tanker

Etter å ha brukt Office Reader - WORD/PDF/EXCEL en stund, kan jeg trygt si at dette er en app som fortjener en plass på mobilen din. Den kombinerer enkelhet med kraftig funksjonalitet, og gjør dokumenthåndtering til en lek. Hvis du ofte jobber med dokumenter på farten, eller bare trenger en pålitelig app for å lese filer, er dette definitivt verdt å sjekke ut.

Så, hvis du er som meg og alltid leter etter effektive måter å håndtere dokumenter på, kan Office Reader være akkurat det du trenger. Last ned appen og gi den et forsøk; jeg tviler på at du vil bli skuffet.

Min anbefaling er likevel betinget av hva du mener med å «håndtere» dokumenter. Hvis du vil ha en grei startplass for å lese flere vanlige filtyper, søke i innhold og gjøre enkle markeringer, synes jeg den er verdt å prøve. Hvis du trenger et hovedverktøy for omfattende redigering eller avanserte regneark, ville jeg sammenlignet med en full kontorpakke før jeg byttet. Det skillet gjør valget enklere og gir et mer realistisk bilde av hva en mobil leser bør gjøre.

For meg er den nyttigste testen enkel: åpne en fil du faktisk bruker, finn et bestemt punkt med søk, og se om markering eller konvertering passer inn i arbeidsmåten din. Hvis det går naturlig, kan appen spare deg for tid i små, gjentatte oppgaver. Hvis du stadig må bytte tilbake til andre verktøy for å fullføre det du startet, er det et tegn på at en mer spesialisert løsning passer bedre. Slik ville jeg avgjort om den fortjener en fast plass på telefonen.